Odrzucenie oferty w przetargu: najczęstsze powody i jak ich uniknąć

Przegląd podstaw odrzucenia z art. 226 Pzp w praktyce: które błędy da się jeszcze naprawić na wezwanie, a które kończą udział w postępowaniu.

Aktualizacja: 26 września 2026 · ok. 6 min czytania

Oferta może przegrać na dwa sposoby: w ocenie, bo inna była korzystniejsza, albo zanim do oceny w ogóle dojdzie - bo zamawiający ją odrzucił. Ta druga porażka boli bardziej, bo zwykle wynika z błędu, którego dało się uniknąć. Katalog podstaw odrzucenia zawiera art. 226 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Poniżej omawiamy te, które w praktyce dotyczą małych firm najczęściej, i to, co można z nimi zrobić.

Dwie kategorie błędów: naprawialne i nienaprawialne

Zanim przejdziemy do listy, jedno rozróżnienie, które porządkuje całą resztę:

• Błędy w dokumentach podmiotowych (oświadczenia, dokumenty potwierdzające warunki udziału, pełnomocnictwa) zamawiający co do zasady musi dać szansę naprawić: wzywa do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
• Błędy w treści oferty (cena, zakres, deklaracje w kryteriach, formularz ofertowy) po upływie terminu składania ofert zwykle są nienaprawialne, bo poprawka zmieniałaby treść oferty. Wyjątkiem są omyłki, które zamawiający poprawia sam (o tym niżej).

Wniosek praktyczny: najwięcej uwagi poświęć temu, czego nie da się uzupełnić.

Najczęstsze powody odrzucenia oferty

1. Treść oferty niezgodna z warunkami zamówienia

To najczęściej spotykana podstawa odrzucenia. Oferta nie odpowiada temu, czego zamawiający wymagał w SWZ lub opisie przedmiotu zamówienia. Przykłady:

• zaoferowany sprzęt nie spełnia parametru minimalnego, np. ma mniej pamięci, niż wymagano,
• oferta nie obejmuje części zakresu, np. pominięto jeden budynek w formularzu cenowym,
• wykonawca zmienił wzór formularza i dopisał własne warunki, np. inny termin płatności,
• zadeklarowano termin realizacji dłuższy niż maksymalny dopuszczalny.

Jak się bronić: przed złożeniem oferty porównaj każdy wymóg OPZ z tym, co oferujesz, i nie modyfikuj wzorów zamawiającego.

2. Wadium niewniesione lub wniesione nieprawidłowo

Przelew, który wpłynął po terminie, gwarancja ważna krócej niż termin związania ofertą, gwarancja wystawiona tylko na lidera konsorcjum, skan zamiast oryginału elektronicznego. Tych błędów po terminie nie da się naprawić. Szczegóły w artykule wadium w przetargu.

3. Oferta złożona po terminie

Liczy się moment, w którym oferta dotarła na platformę zamawiającego, a nie moment, w którym zacząłeś ją wysyłać. Platformy mają limity rozmiaru plików, szyfrują załączniki i potrafią zwolnić w godzinach szczytu. Składaj ofertę z zapasem co najmniej kilku godzin.

4. Niewłaściwy podpis lub brak podpisu

W postępowaniach od progów unijnych oferta wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Poniżej progów ustawa dopuszcza także podpis zaufany i osobisty. Problemy biorą się z:

• podpisania oferty przez osobę, która nie jest uprawniona do reprezentacji według KRS lub CEIDG i nie ma pełnomocnictwa,
• podpisania innego pliku niż ten, który został wysłany (np. po późniejszej zmianie),
• użycia rodzaju podpisu, którego SWZ nie dopuszcza,
• podpisania tylko jednego z kilku plików, które musiały być podpisane.

5. Błąd w obliczeniu ceny

Np. zastosowanie złej stawki VAT, pominięcie pozycji w kalkulacji, rozbieżność między ceną jednostkową a wartością łączną, której nie da się wyjaśnić jako oczywistej omyłki rachunkowej. W formularzach z dziesiątkami pozycji to realne ryzyko. Sprawdź formuły w arkuszu i porównaj sumę z ceną w formularzu ofertowym.

6. Rażąco niska cena

Gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia lub od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert, zamawiający co do zasady wzywa do wyjaśnień. Może to zrobić także w innych sytuacjach, gdy cena budzi wątpliwości. Oferta zostaje odrzucona, jeśli wykonawca nie udzieli wyjaśnień albo wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają ceny. Przygotuj kalkulację, zwłaszcza kosztów pracy, jeszcze przed złożeniem oferty.

7. Wykonawca wykluczony lub niespełniający warunków

Jeśli po wezwaniu wykonawca nie wykaże spełnienia warunków udziału albo okaże się, że podlega wykluczeniu, jego oferta zostaje odrzucona. Najczęściej zdarza się to przy doświadczeniu: referencje dotyczą innego zakresu niż wymagany, wartość usług jest za niska albo usługa wykraczała poza wymagany okres.

8. Brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą

Jeśli zamawiający nie zdąży wybrać oferty w terminie związania ofertą, prosi wykonawców o jego przedłużenie. Brak zgody oznacza odrzucenie oferty. Przy wadium trzeba wtedy pamiętać o jego przedłużeniu.

9. Niezgodność z przepisami lub czyn nieuczciwej konkurencji

Rzadsze w małych postępowaniach, ale istnieją: np. oferta niezgodna z przepisami ustawy albo złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji, np. w porozumieniu z innym wykonawcą.

10. Nieważność na podstawie odrębnych przepisów

Np. brak wymaganej formy lub postaci elektronicznej dokumentu. Plik w formacie, którego zamawiający nie dopuszcza, albo oferta przesłana mailem zamiast przez platformę to proszenie się o kłopoty.

Omyłki, które zamawiający poprawia sam

Ustawa nakazuje zamawiającemu poprawić w ofercie:

• oczywiste omyłki pisarskie,
• oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
• inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

Zamawiający informuje wykonawcę o poprawieniu omyłki. W przypadku trzeciej kategorii wykonawca może w wyznaczonym terminie nie zgodzić się na poprawienie - wtedy oferta podlega odrzuceniu. Nie każdy błąd jest jednak “oczywisty”. Jeśli do poprawy trzeba zgadywać intencję wykonawcy, zamawiający poprawić go nie może.

Wyjaśnienia treści oferty

Zamawiający może żądać od wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści oferty. Wyjaśnienia nie mogą jednak prowadzić do negocjacji ani zmiany treści oferty. Odpowiadaj precyzyjnie, w terminie i tylko na zadane pytanie.

Lista kontrolna przed złożeniem oferty

Treść oferty (tego zwykle nie da się naprawić):

• Oferuję dokładnie to, czego wymaga OPZ, w pełnym zakresie i wszystkich częściach, na które składam ofertę.
• Używam aktualnych wzorów formularzy, bez zmian w ich treści.
• Ceny w formularzu ofertowym i cenowym są zgodne, stawki VAT są właściwe.
• Wypełniłem wszystkie deklaracje w kryteriach oceny, w odpowiednich jednostkach.
• Przedmiotowe środki dowodowe (karty katalogowe, certyfikaty) są dołączone, jeśli SWZ ich wymaga.

Formalności:

• Wadium wpłynęło lub gwarancja jest w oryginale elektronicznym.
• Każdy wymagany plik jest podpisany właściwym podpisem przez osobę uprawnioną.
• Pełnomocnictwo jest dołączone, jeśli podpisuje pełnomocnik.
• Oświadczenia złożyli wszyscy, którzy muszą: wykonawcy wspólni, podmioty udostępniające zasoby.
• Formaty plików są dopuszczone przez SWZ.
• Składam ofertę z zapasem czasu.

Co zrobić po odrzuceniu

1. Przeczytaj uzasadnienie. Zamawiający musi podać uzasadnienie faktyczne i prawne odrzucenia.
2. Oceń, czy zamawiający miał rację. Porównaj uzasadnienie z SWZ i treścią swojej oferty.
3. Rozważ odwołanie. W postępowaniach według ustawy Pzp przysługuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Terminy są krótkie i liczone od przekazania informacji, a odwołanie wiąże się z wpisem. W tej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych.
4. Wyciągnij wnioski na następny raz. Zapisz błąd na własnej liście kontrolnej.

Gdzie pomaga SEZAM

Bramka formalna w SEZAM przed złożeniem oferty przechodzi z Tobą przez deterministyczne reguły zbudowane na najczęstszych błędach formalnych: podpisy, formaty plików, wadium per część, pełnomocnictwa, terminy. Każdy przebieg pokazuje też sekcję “czego nie zweryfikowałem”. Żadne narzędzie nie może zagwarantować, że oferta nie zostanie odrzucona - SEZAM jest drugim okiem, a ostateczna weryfikacja należy do Ciebie. Więcej o przygotowaniu dokumentów: JEDZ i oświadczenia wykonawcy oraz czym jest SWZ i jak ją czytać.

Stan prawny na 26 września 2026: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Przed złożeniem oferty sprawdź aktualne przepisy oraz dokumenty konkretnego postępowania - wiążą Cię zapisy SWZ, a nie ogólne omówienie.