Przetargi na przewozy osób i dowóz uczniów: jak wygrać i na co uważać

Dowóz dzieci do szkół, przewozy seniorów i przewozy okazjonalne. Uprawnienia, flota, opiekunowie i sposób rozliczenia, które decydują o opłacalności.

Aktualizacja: 26 września 2026 · ok. 6 min czytania

Gminy dowożą dzieci do szkół i przedszkoli, powiaty i ośrodki pomocy społecznej organizują przewozy osób z niepełnosprawnościami, szkoły zamawiają wycieczki, a urzędy i uczelnie przewozy okazjonalne. Dla firm przewozowych, od jednego busa po flotę autokarów, to rynek z przewidywalnym rytmem: umowy na rok szkolny, trasy znane z góry, płatności regularne. Jednocześnie wymagania wobec pojazdów, kierowców i opiekunów są szczegółowe, a sposób rozliczenia potrafi zaskoczyć w dni bez zajęć.

Rodzaje zamówień na przewozy osób

• dowóz uczniów do szkół i przedszkoli na stałych trasach, często z opiekunem,
• przewóz dzieci i osób z niepełnosprawnościami do placówek edukacyjnych, terapeutycznych i ośrodków wsparcia,
• przewozy okazjonalne - wycieczki, wyjazdy na zawody, konferencje, obsługa wydarzeń,
• wynajem autokarów lub busów z kierowcą na określoną liczbę dni lub godzin,
• przewozy pracowników na stałych trasach, np. do zakładów spółek komunalnych.

Najczęstsze kody CPV należą do grupy 60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego, np. 60130000-8 Usługi specjalistycznego transportu drogowego osób, 60140000-1 Nieregularny transport osób i 60172000-4 Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą. Na liście przetargów SEZAM znajdziesz je w branży usług transportowych.

Osobną kategorią są przewozy o charakterze użyteczności publicznej w publicznym transporcie zbiorowym (linie komunikacyjne). Rządzą się one dodatkowymi przepisami i w tym artykule ich nie omawiamy.

Uprawnienia przewoźnika

Przewóz osób w ramach działalności gospodarczej wymaga uprawnień wynikających z ustawy o transporcie drogowym. W zależności od rodzaju pojazdu i przewozu jest to zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo licencja. Zamawiający wymaga odpowiedniego dokumentu jako warunku udziału dotyczącego uprawnień do prowadzenia działalności. Sprawdź:

• czy Twoje uprawnienie obejmuje pojazdy, które zamierzasz skierować do realizacji,
• czy liczba pojazdów wpisanych do zezwolenia lub licencji wystarcza na wszystkie trasy, na które składasz ofertę,
• przy konsorcjum: czy uprawnienia ma ten członek, który będzie wykonywał przewozy.

Wymagania wobec pojazdów

Opis przedmiotu zamówienia zwykle określa:

• liczbę miejsc siedzących i rodzaj pojazdu,
• stan techniczny i dokumenty - aktualne badania techniczne, ubezpieczenie OC i często NNW pasażerów,
• wyposażenie - pasy bezpieczeństwa, oznakowanie przewozu dzieci, ogrzewanie i klimatyzację,
• przystosowanie do przewozu osób z niepełnosprawnościami - rampa lub winda, mocowania wózków,
• wiek lub normę emisji spalin - czasem jako wymóg, częściej jako kryterium oceny ofert,
• pojazd zastępczy - obowiązek i czas jego podstawienia w razie awarii.

Kierowcy i opiekunowie

Kierowcy muszą mieć uprawnienia do prowadzenia danej kategorii pojazdów oraz, zależnie od rodzaju przewozu, kwalifikacje wymagane przepisami o transporcie drogowym. Zamawiający często dodaje własne wymagania, np. niekaralność, doświadczenie w przewozie dzieci czy przeszkolenie z pierwszej pomocy.

Przy dowozie dzieci zamawiający zwykle wymaga opiekuna w pojeździe, zwłaszcza przy przewozie dzieci z niepełnosprawnościami. Opiekun bywa po stronie przewoźnika albo zamawiającego - SWZ musi to jasno określać. Jeśli jest po Twojej stronie, to dodatkowy etat lub godziny pracy w kalkulacji, a przy przewozie dzieci pracujący z nimi opiekunowie mogą podlegać dodatkowym obowiązkom weryfikacji wynikającym z przepisów o ochronie małoletnich.

Jak wycenić przewozy

Zamawiający pyta najczęściej o cenę za kilometr, za kurs, za dzień przewozów albo o cenę miesięczną na trasie. Kalkulacja:

1. Przebieg. Policz nie tylko trasę z pasażerami, ale też dojazd z bazy do pierwszego przystanku, powroty i przejazdy między kursami. Sprawdź, czy zamawiający płaci za kilometry “puste”.
2. Czas pracy kierowcy. Przy dowozie do szkół kierowca pracuje rano i po południu, a między kursami często czeka. Normy czasu pracy kierowców ograniczają łączenie tras.
3. Paliwo - z rezerwą na zmiany cen.
4. Pojazd - amortyzacja lub rata leasingu, serwis, opony, ubezpieczenia, badania.
5. Opiekunowie, jeśli są po Twojej stronie.
6. Pojazd zastępczy - gotowość do podstawienia w wymaganym czasie.
7. Dni bez przewozów - ferie, dni wolne od zajęć, zawieszenie zajęć. Sprawdź, czy wynagrodzenie jest wtedy zmniejszane.
8. Marża.

Uważaj na formularze z szacunkową liczbą kilometrów do porównania ofert. To liczba służąca do oceny, a faktyczna płatność zależy od wykonanych przewozów.

Kryteria oceny ofert

W przetargach na przewozy popularne są:

• wiek pojazdów lub norma emisji spalin - np. więcej punktów za pojazdy spełniające wyższą normę,
• czas podstawienia pojazdu zastępczego,
• doświadczenie kierowców w przewozie dzieci lub osób z niepełnosprawnościami,
• aspekty społeczne.

Deklarowany pojazd staje się elementem umowy. Jeśli zadeklarujesz nowy autobus, a przyjedziesz starszym, zamawiający może naliczyć karę lub uznać to za nienależyte wykonanie. O punktacji piszemy w artykule kryteria oceny ofert.

Umowa: zapisy do przeczytania przed wyceną

• Zmiany tras i godzin - czy zamawiający może je zmieniać w trakcie roku szkolnego i jak wpływa to na wynagrodzenie.
• Kary - za spóźnienia, niepodstawienie pojazdu, brak opiekuna, pojazd niezgodny z ofertą.
• Waloryzacja - umowy zawierane na dłużej niż 6 miesięcy muszą zawierać postanowienia o zmianie wynagrodzenia przy zmianie cen lub kosztów. W przewozach kluczowe jest paliwo.
• Kontrole - zamawiający może kontrolować stan pojazdów i dokumenty kierowców.
• Odpowiedzialność za pasażerów - zakres ubezpieczenia i obowiązki w razie wypadku.

Części zamówienia

Gminy często dzielą dowozy na części według tras lub szkół. To szansa dla małego przewoźnika z jednym lub dwoma pojazdami: złóż ofertę na trasy, które obsłużysz własną flotą, z zapasem na pojazd zastępczy. Sprawdź, czy zamawiający ogranicza liczbę części, na które można złożyć ofertę lub które można wygrać.

Bilety miesięczne zamiast zamówienia na dowóz

Warto wiedzieć, że część gmin organizuje dowóz uczniów nie przez zamówienie usługi przewozowej, ale przez zakup biletów miesięcznych na istniejących liniach komunikacyjnych. Wtedy zamówienie dotyczy dostawy biletów, a warunki są inne: trasy są wyznaczone przez rozkład, a przewoźnik musi mieć linie obsługujące wskazane miejscowości. Czytając ogłoszenie, sprawdź, czy zamawiający kupuje przewóz na trasach przez siebie ustalonych, czy bilety na linie regularne.

Typowe pułapki

• Liczba pojazdów w zezwoleniu lub licencji mniejsza niż liczba tras, na które składasz ofertę.
• Brak rezerwy na pojazd zastępczy przy krótkim wymaganym czasie podstawienia.
• Pominięcie kosztu opiekuna, gdy SWZ przerzuca go na przewoźnika.
• Nakładające się godziny kursów na różnych trasach obsługiwanych tym samym pojazdem.
• Stawka za kilometr, która nie pokrywa dojazdów z bazy.

Lista kontrolna

• Mam uprawnienia przewoźnika obejmujące wymagane pojazdy i ich liczbę.
• Pojazdy spełniają wymagania SWZ, mam pojazd zastępczy.
• Kierowcy i opiekunowie mają wymagane uprawnienia i dokumenty.
• Policzyłem pełny przebieg, w tym dojazdy i powroty.
• Wiem, jak rozliczane są dni bez przewozów.
• Przeczytałem kary, zasady zmian tras i waloryzację.
• Deklaracje w kryteriach dotyczą pojazdów, którymi faktycznie dysponuję.

O przygotowaniu wykazów i oświadczeń piszemy w artykule JEDZ i oświadczenia wykonawcy. Zbliżoną logistykę dowozów ma catering i żywienie zbiorowe.

Gdzie pomaga SEZAM

Radar SEZAM podsyła nowe ogłoszenia z BZP dopasowane do regionu i profilu firmy, więc przetargi na dowozy przed rokiem szkolnym nie umkną Ci w wakacje. Analiza SWZ wypisuje wymagania wobec pojazdów, kierowców, opiekunów i zasady rozliczenia z cytatem i numerem strony. SEZAM jest drugim okiem przy dokumentacji - wycena trasy i decyzja o starcie należą do Ciebie.

Stan prawny na 26 września 2026: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Przed złożeniem oferty sprawdź aktualne przepisy oraz dokumenty konkretnego postępowania - wiążą Cię zapisy SWZ, a nie ogólne omówienie.