Przetargi na szkolenia: jak wygrać i na co uważać

Szkolenia dla urzędów, szpitali i uczestników projektów unijnych. Jak opisać trenerów, przygotować program i nie dać się złapać na wykazie osób.

Aktualizacja: 26 września 2026 · ok. 6 min czytania

Urzędy szkolą pracowników z nowych przepisów, szpitale z procedur medycznych, szkoły z narzędzi cyfrowych, a projekty współfinansowane z funduszy europejskich zamawiają szkolenia zawodowe, językowe i komputerowe dla swoich uczestników. Dla firm szkoleniowych i niezależnych trenerów to szeroki rynek, na którym cena jest ważna, ale często nie decydująca. O wyniku przesądzają trenerzy: ich doświadczenie, sposób jego udokumentowania i dostępność w terminach szkoleń.

Rodzaje zamówień szkoleniowych

• szkolenia dla pracowników zamawiającego - np. z prawa, obsługi systemów, kompetencji miękkich, BHP,
• szkolenia dla uczestników projektów unijnych - kursy zawodowe, językowe, komputerowe, często zakończone egzaminem i certyfikatem,
• szkolenia specjalistyczne - np. dla służb medycznych, straży, nauczycieli,
• organizacja szkoleń kompleksowo - trener, sala, catering, noclegi, materiały,
• studia podyplomowe i kursy kwalifikacyjne - rzadziej, zwykle przez uczelnie.

Kody CPV należą do działu 80, np. 80500000-9 Usługi szkoleniowe, 80530000-8 Usługi szkolenia zawodowego, 80570000-0 Usługi szkoleniowe w dziedzinie rozwoju osobistego. Na liście przetargów SEZAM dział 80 widzisz jako usługi edukacyjne i szkolenia.

Gdzie są ogłoszenia: BZP, TED i Baza Konkurencyjności

Zamówienia szkoleniowe od progu ustawowego (od 1 stycznia 2026 roku 170 000 zł netto) ogłasza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, a największe w TED. Część usług edukacyjnych i szkoleniowych należy do tzw. usług społecznych i innych szczególnych usług, dla których ustawa przewiduje odrębne, łagodniejsze zasady - zamawiający wskazuje to w ogłoszeniu.

Dużo zamówień szkoleniowych pochodzi jednak z projektów unijnych. Beneficjenci, którzy nie stosują ustawy Pzp, ogłaszają zapytania ofertowe w Bazie Konkurencyjności, stosując zasadę konkurencyjności. Więcej o źródłach ogłoszeń: gdzie szukać przetargów, a o różnicach między procedurami: zapytanie ofertowe a przetarg.

Warunki udziału

Najczęściej spotkasz:

• doświadczenie wykonawcy - przeprowadzenie określonej liczby szkoleń z danej tematyki lub dla określonej liczby uczestników w ostatnich latach,
• osoby - trenerzy z wykształceniem, doświadczeniem lub uprawnieniami w danej dziedzinie,
• wpis do rejestru instytucji szkoleniowych prowadzonego przez wojewódzki urząd pracy - wymagany często w projektach dotyczących aktywizacji zawodowej,
• uprawnienia do przeprowadzenia egzaminu lub współpraca z instytucją certyfikującą, jeśli szkolenie kończy się zewnętrznym certyfikatem.

Trenerzy: sedno oferty szkoleniowej

W przetargach na szkolenia trener pojawia się w trzech miejscach: w warunku udziału (minimum), w kryterium oceny (więcej punktów za większe doświadczenie) i w umowie (obowiązek realizacji przez wskazane osoby). Na co uważać:

• dokumentowanie doświadczenia - SWZ zwykle określa, co się liczy (np. liczba godzin szkoleniowych, liczba szkoleń z danej tematyki w określonym okresie) i jak to wykazać (wykaz, referencje, zaświadczenia),
• precyzja wykazu - podawaj tematykę, daty, liczbę godzin i odbiorcę tak, żeby zamawiający mógł bez wątpliwości zaliczyć szkolenie do wymaganej kategorii,
• dysponowanie trenerem - jeśli trener nie jest Twoim pracownikiem, potrzebujesz umowy z nim albo zobowiązania podmiotu udostępniającego,
• dostępność w terminach - ten sam trener wskazany w kilku ofertach może nie zdążyć ze wszystkimi szkoleniami,
• zmiana trenera - w trakcie umowy zwykle wymaga zgody zamawiającego i trenera o nie gorszym doświadczeniu niż zadeklarowane w ofercie.

Deklarując doświadczenie trenera w kryterium oceny, zachowaj dowody. Zamawiający może je sprawdzić, a podanie nieprawdziwych informacji to ryzyko wykluczenia.

Program szkolenia i kryteria jakościowe

W usługach szkoleniowych zamawiający częściej niż w innych branżach ocenia jakość merytoryczną: program szkolenia, metody, materiały, sposób ewaluacji. Jeśli kryterium obejmuje ocenę programu:

• przeczytaj, według jakich elementów zamawiający będzie oceniał (np. zgodność z celami, praktyczne ćwiczenia, harmonogram),
• odnieś się w programie wprost do każdego elementu,
• nie przekraczaj limitu stron, jeśli jest określony,
• pamiętaj, że program staje się częścią oferty - zmiana w trakcie realizacji może wymagać zgody zamawiającego.

Typowe kryteria pozacenowe to też: dodatkowe konsultacje po szkoleniu, materiały w formie elektronicznej, doświadczenie trenera, aspekty społeczne. O liczeniu punktów piszemy w artykule kryteria oceny ofert.

Jak wycenić szkolenie

1. Wynagrodzenie trenera - godziny szkolenia plus czas przygotowania i dojazdu.
2. Materiały - skrypty, podręczniki, licencje na materiały, zestawy ćwiczeń.
3. Sala i sprzęt, jeśli są po Twojej stronie.
4. Catering, noclegi, dojazdy uczestników, jeśli zamawiający ich wymaga.
5. Egzamin i certyfikat zewnętrzny.
6. Obsługa organizacyjna - rekrutacja uczestników (w projektach unijnych bywa po stronie wykonawcy), listy obecności, ankiety, raporty.
7. Dokumentacja projektowa - w projektach unijnych obowiązki sprawozdawcze bywają obszerne.
8. Marża.

Sprawdź, czy wynagrodzenie zależy od liczby uczestników, którzy faktycznie przyjdą, czy od liczby zaplanowanych miejsc. Przy szkoleniach otwartych i projektach z rekrutacją to istotne ryzyko.

VAT w usługach szkoleniowych

Niektóre usługi szkoleniowe mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, np. w określonych przypadkach usługi kształcenia zawodowego finansowane ze środków publicznych. Warunki zwolnienia są szczegółowe i zależą od rodzaju usługi, statusu wykonawcy i źródła finansowania. Stawkę w ofercie ustal z księgowym: zamawiający może żądać wskazania podstawy zwolnienia, a błędna stawka bywa traktowana jako błąd w obliczeniu ceny.

Umowa: zapisy do przeczytania

• Harmonogram - kto ustala terminy, z jakim wyprzedzeniem, co w razie odwołania szkolenia przez zamawiającego.
• Minimalna liczba uczestników - czy szkolenie odbywa się przy niskiej frekwencji i czy wynagrodzenie jest wtedy pomniejszane.
• Dokumentacja - listy obecności, ankiety, raporty, zaświadczenia, oznaczanie materiałów logotypami projektu.
• Prawa autorskie do materiałów szkoleniowych - czy przenosisz je na zamawiającego.
• Kary - za zmianę trenera bez zgody, opóźnienia, braki w dokumentacji.

Szkolenia zdalne i hybrydowe

Część zamawiających dopuszcza albo wprost zamawia szkolenia online. Zmienia to kalkulację i wymagania:

• platforma - czy korzystasz z własnej, czy z narzędzia wskazanego przez zamawiającego, i kto płaci za licencję,
• potwierdzanie obecności - raporty z platformy, logowania, zrzuty ekranu, jeśli rozliczenie zależy od frekwencji,
• nagrania - czy zamawiający wymaga nagrania szkolenia i czy uczestnicy muszą wyrazić na nie zgodę,
• materiały - udostępniane elektronicznie, często z wymogiem dostępności cyfrowej,
• wsparcie techniczne uczestników w trakcie szkolenia.

Przy szkoleniach hybrydowych policz koszty obu wariantów, bo proporcje uczestników stacjonarnych i zdalnych mogą się zmieniać w trakcie umowy.

Typowe pułapki

• Wykaz doświadczenia trenera, z którego nie wynika tematyka lub liczba godzin wymagana w SWZ.
• Ten sam trener w kilku równoległych umowach.
• Brak wpisu do rejestru instytucji szkoleniowych, gdy zapytanie go wymaga.
• Wynagrodzenie za faktycznych uczestników przy rekrutacji po stronie wykonawcy.
• Program szkolenia niezgodny z zakresem opisanym w OPZ.

Lista kontrolna

• Wiem, czy postępowanie jest prowadzone według ustawy Pzp, czy zasady konkurencyjności.
• Spełniam warunki doświadczenia i mam wymagane wpisy do rejestrów.
• Trenerzy spełniają wymagania, mam z nimi umowy lub zobowiązania, są dostępni w terminach.
• Wykaz doświadczenia jest precyzyjny i mam dowody.
• Program odpowiada na każdy element oceny jakościowej.
• Stawkę VAT ustaliłem z księgowym.
• Przeczytałem zasady rozliczenia za uczestników, dokumentację i prawa autorskie.

Gdzie pomaga SEZAM

Radar SEZAM podsyła nowe ogłoszenia z BZP dopasowane do profilu firmy, a analiza SWZ wypisuje wymagania wobec trenerów, kryteria oceny programu i dokumenty do złożenia, każde z cytatem i numerem strony. SEZAM nie ocenia merytorycznej wartości programu i nie gwarantuje punktów - jest drugim okiem przy dokumentacji, a ofertę i decyzję przygotowujesz Ty.

Stan prawny na 26 września 2026: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Przed złożeniem oferty sprawdź aktualne przepisy oraz dokumenty konkretnego postępowania - wiążą Cię zapisy SWZ, a nie ogólne omówienie.