Zapytanie ofertowe a przetarg: progi, tryby i czym się różnią
Próg 170 000 zł, progi unijne, tryb podstawowy i przetarg nieograniczony. Wyjaśniamy, jakie zasady obowiązują w każdym z tych przedziałów.
Firma, która zaczyna rozglądać się za zleceniami publicznymi, szybko trafia na kilka nazw naraz: zapytanie ofertowe, rozeznanie rynku, tryb podstawowy, przetarg nieograniczony, zasada konkurencyjności. Wszystkie opisują sposób, w jaki zamawiający wybiera wykonawcę, ale różnią się zasadami, formalnościami i tym, co możesz zrobić, gdy uważasz, że zamawiający popełnił błąd. Kluczem do tej mapy jest wartość zamówienia.
Trzy przedziały wartości
W uproszczeniu rynek zamówień publicznych dzieli się na trzy przedziały:
| Przedział | Zasady | Typowa procedura | Gdzie ogłoszenie |
|---|---|---|---|
| poniżej 170 000 zł netto | poza ustawą Pzp, regulamin zamawiającego | zapytanie ofertowe, rozeznanie rynku, zamówienie z wolnej ręki | BIP, platforma zakupowa, zaproszenie, Baza Konkurencyjności |
| od 170 000 zł netto do progów unijnych | ustawa Pzp, “procedura krajowa” | tryb podstawowy | Biuletyn Zamówień Publicznych |
| od progów unijnych | ustawa Pzp, “procedura unijna” | przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony i inne tryby | Dziennik Urzędowy UE (TED) |
Próg stosowania ustawy: 170 000 zł
Od 1 stycznia 2026 roku ustawę Prawo zamówień publicznych stosuje się do zamówień o wartości równej lub wyższej niż 170 000 zł netto. Wcześniej próg wynosił 130 000 zł i nadal obowiązuje w postępowaniach wszczętych przed tą datą. Zmianę wprowadziła nowelizacja ustawy z 2025 roku.
Wartość zamówienia szacuje zamawiający, bez podatku VAT. Nie może dzielić zamówienia na części tylko po to, żeby uniknąć stosowania ustawy.
Progi unijne
Progi unijne określa prawo Unii Europejskiej w euro. Komisja Europejska aktualizuje je co dwa lata, a Prezes Urzędu Zamówień Publicznych ogłasza w obwieszczeniu ich równowartość w złotych i kurs przeliczeniowy. Wysokość progu zależy od rodzaju zamawiającego (np. administracja rządowa, samorząd, zamawiający sektorowi) i rodzaju zamówienia (dostawy i usługi, roboty budowlane, usługi społeczne). Kwot celowo tu nie podajemy - sprawdzaj aktualne obwieszczenie UZP.
Poniżej progu: zapytanie ofertowe
Zamówień o wartości poniżej progu ustawowego zamawiający nie musi prowadzić według ustawy Pzp. Musi jednak wydawać środki publiczne celowo i oszczędnie, więc większość zamawiających ma własny regulamin udzielania takich zamówień. Najczęstsze formy to:
- zapytanie ofertowe - zamawiający publikuje lub rozsyła opis zamówienia i zbiera oferty w wyznaczonym terminie,
- rozeznanie rynku - zebranie cen od kilku wykonawców, czasem mailem lub telefonicznie,
- bezpośrednie zamówienie - przy najmniejszych kwotach.
Co to oznacza dla wykonawcy:
- formalności bywa mniej - często wystarczy formularz ofertowy i proste oświadczenie, czasem oferta mailem,
- terminy bywają krótkie - kilka dni na złożenie oferty to nic niezwykłego,
- zasady zależą od regulaminu - czytaj zapytanie uważnie, bo nie działają tu automatycznie przepisy Pzp o wezwaniach do uzupełnień czy poprawianiu omyłek,
- nie ma odwołania do KIO - środki ochrony prawnej z ustawy Pzp nie mają tu zastosowania.
To dobre miejsce na pierwsze zlecenia publiczne i na zbudowanie referencji.
Zasada konkurencyjności w projektach unijnych
Osobną kategorią są zamówienia w projektach współfinansowanych z funduszy europejskich. Beneficjenci, którzy nie stosują ustawy Pzp albo udzielają zamówień poniżej progu, stosują zasady określone w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków, w tym tzw. zasadę konkurencyjności. Zapytania ofertowe publikują w Bazie Konkurencyjności. Zasady są bardziej sformalizowane niż zwykłe zapytanie ofertowe, ale inne niż w ustawie Pzp. O Bazie Konkurencyjności piszemy w artykule gdzie szukać przetargów.
Od progu ustawowego do progów unijnych: tryb podstawowy
W tym przedziale zamawiający stosuje ustawę Pzp, najczęściej w trybie podstawowym. Ma on trzy warianty:
- bez negocjacji - wykonawcy składają oferty, zamawiający je ocenia i wybiera najkorzystniejszą. To wariant najczęstszy,
- z możliwością negocjacji - zamawiający może, ale nie musi, zaprosić wykonawców do negocjacji w celu ulepszenia ofert,
- z negocjacjami obowiązkowymi - negocjacje są stałym etapem postępowania.
Wariant wybiera zamawiający i wskazuje go w ogłoszeniu. W trybie podstawowym:
- ogłoszenie trafia do Biuletynu Zamówień Publicznych,
- obowiązuje SWZ z elementami wymaganymi przez ustawę,
- z ofertą składasz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału (zwykle na wzorze zamawiającego),
- ofertę możesz podpisać podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym,
- wadium, jeśli jest wymagane, nie może przekroczyć 1,5% wartości zamówienia,
- przysługują środki ochrony prawnej, w tym odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
Poza trybem podstawowym ustawa przewiduje w tym przedziale także partnerstwo innowacyjne, negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki, ale małe firmy spotykają je rzadziej.
Od progów unijnych: przetarg nieograniczony i inne tryby
Postępowania o wartości równej lub wyższej od progów unijnych ogłasza się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (TED). Najczęstszy tryb to przetarg nieograniczony: każdy zainteresowany wykonawca może złożyć ofertę. Inne tryby to m.in. przetarg ograniczony (najpierw wnioski o dopuszczenie, potem oferty zaproszonych), negocjacje z ogłoszeniem i dialog konkurencyjny.
Różnice, które odczujesz jako wykonawca:
- z ofertą składasz JEDZ, czyli Jednolity Europejski Dokument Zamówienia,
- ofertę podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- wadium, jeśli jest wymagane, może wynieść do 3% wartości zamówienia,
- terminy na złożenie oferty są zwykle dłuższe,
- na złożenie podmiotowych środków dowodowych po wezwaniu masz co najmniej 10 dni (w trybie podstawowym co najmniej 5 dni).
O JEDZ i oświadczeniach piszemy w artykule JEDZ i oświadczenia wykonawcy.
Porównanie w pigułce
| Cecha | Zapytanie ofertowe | Tryb podstawowy | Przetarg nieograniczony (unijny) |
|---|---|---|---|
| Podstawa | regulamin zamawiającego | ustawa Pzp | ustawa Pzp |
| Ogłoszenie | BIP, platforma, zaproszenie | BZP | TED |
| Dokument główny | zapytanie ofertowe | SWZ | SWZ |
| Oświadczenie wykonawcy | wg zapytania | oświadczenie z art. 125 | JEDZ |
| Podpis | wg zapytania | kwalifikowany, zaufany lub osobisty | kwalifikowany |
| Wadium maks. | wg regulaminu | 1,5% wartości | 3% wartości |
| Odwołanie do KIO | nie | tak | tak |
Co wybrać na początek
Nie wybierasz trybu - robi to zamawiający. Wybierasz postępowania, w których startujesz. Dla firmy bez doświadczenia w zamówieniach publicznych rozsądna kolejność wygląda tak:
- zapytania ofertowe w okolicy - małe kwoty, prostsze formalności, budowanie referencji,
- tryb podstawowy bez negocjacji - pełna procedura ustawowa, ale w przystępnej skali,
- postępowania unijne, zwłaszcza w częściach dopasowanych do możliwości firmy.
Na każdym etapie ta sama zasada: przeczytaj całą dokumentację i sprawdź, czy spełniasz warunki, zanim zaczniesz liczyć cenę. Plan pierwszych kroków opisujemy w artykule jak zacząć startować w przetargach.
Lista kontrolna: w jakim postępowaniu jestem
- Sprawdziłem w ogłoszeniu tryb i podstawę prawną (ustawa Pzp czy regulamin).
- Wiem, czy postępowanie jest poniżej, czy powyżej progów unijnych.
- Wiem, jaki rodzaj podpisu jest wymagany.
- Wiem, czy składam JEDZ, oświadczenie z art. 125, czy dokumenty według zapytania.
- Wiem, czy i jakie środki odwoławcze mi przysługują.
Gdzie pomaga SEZAM
Radar SEZAM obserwuje ogłoszenia z Biuletynu Zamówień Publicznych, czyli postępowania prowadzone według ustawy Pzp, i dopasowuje je do profilu firmy. Na stronie każdego postępowania na liście aktualnych przetargów pokazujemy tryb i to, czy zamówienie jest poniżej progów unijnych, jeśli ogłoszenie zawiera te informacje. Zapytań ofertowych publikowanych tylko w BIP radar nie obejmuje - to uczciwa granica narzędzia.
Załóż darmowe konto i ustaw radar Konto i radar przetargów są darmowe, bez karty i bez abonamentu. Radar podsyła nowe ogłoszenia dopasowane do profilu firmy, a analizę dokumentacji uruchamiasz tylko wtedy, gdy chcesz: pierwsze sprawdzenie SWZ kosztuje 10 zł, każde kolejne 50 zł. SEZAM jest drugim okiem - pomaga niczego nie przeoczyć, ale nie gwarantuje wyniku postępowania i nie podejmuje decyzji za Ciebie.Najczęstsze pytania
Od jakiej kwoty stosuje się ustawę Prawo zamówień publicznych?
Od 1 stycznia 2026 roku ustawę stosuje się do zamówień o wartości równej lub wyższej niż 170 000 zł netto. Wcześniej próg wynosił 130 000 zł i nadal dotyczy postępowań wszczętych przed tą datą.
Czym jest zapytanie ofertowe?
To potoczna nazwa procedury, w której zamawiający zbiera oferty poza ustawą Pzp, np. przy zamówieniach poniżej progu ustawowego. Zasady określa regulamin zamawiającego albo, przy projektach unijnych, wytyczne dotyczące zasady konkurencyjności.
Co to jest tryb podstawowy?
To główny tryb dla zamówień o wartości od progu ustawowego do progów unijnych. Ma trzy warianty: bez negocjacji, z możliwością negocjacji oraz z negocjacjami obowiązkowymi. Wariant wybiera zamawiający i wskazuje go w ogłoszeniu.
Ile wynoszą progi unijne?
Progi unijne ustala Komisja Europejska w euro i aktualizuje je co dwa lata, a ich równowartość w złotych ogłasza Prezes Urzędu Zamówień Publicznych. Wysokość progu zależy od rodzaju zamawiającego i zamówienia, dlatego sprawdzaj aktualne obwieszczenie UZP.
Czy od wyniku zapytania ofertowego można się odwołać do KIO?
Nie. Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje w postępowaniach prowadzonych według ustawy Pzp. Przy zamówieniach poza ustawą możliwości zależą od regulaminu zamawiającego, a przy projektach unijnych także od zasad programu, z którego pochodzi dofinansowanie.
Przeczytaj też
Stan prawny na 26 września 2026: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Przed złożeniem oferty sprawdź aktualne przepisy oraz dokumenty konkretnego postępowania - wiążą Cię zapisy SWZ, a nie ogólne omówienie.