Przetargi na ochronę osób i mienia: jak wygrać i na co uważać

Koncesja, wykaz osób, wycena roboczogodziny posterunku i kary umowne. Na co patrzeć w przetargach na ochronę obiektów publicznych.

Aktualizacja: 26 września 2026 · ok. 6 min czytania

Ochrona osób i mienia to usługa, którą zamawiający publiczni kupują w sposób ciągły: urzędy, sądy, szpitale, uczelnie, muzea, spółki komunalne, parkingi i magazyny. Zamówienia są zwykle wieloletnie, a cena składa się niemal wyłącznie z kosztu pracy. Dlatego w tej branży o wyniku decydują trzy rzeczy: formalne uprawnienia, rzetelna kalkulacja roboczogodzin i dokładne przeczytanie umowy.

Czego dotyczą przetargi na ochronę

Najczęściej spotykane zakresy:

• ochrona fizyczna stała - posterunki całodobowe lub w określonych godzinach, obchody, kontrola ruchu osobowego i pojazdów,
• monitoring elektroniczny - podłączenie systemów alarmowych do stacji monitorowania, dozór sygnałów,
• grupy interwencyjne - reakcja na sygnał alarmowy w określonym czasie,
• konwojowanie wartości pieniężnych i innych przedmiotów wartościowych,
• ochrona imprez - rzadziej w trybie ciągłym, częściej jednorazowo,
• zadania dodatkowe: obsługa recepcji, szatni, wydawanie kluczy, obsługa bram i szlabanów.

Podstawowe kody CPV to grupa 79710000-4 Usługi ochroniarskie, w tym 79713000-5 Usługi strażników i 79711000-1 Usługi nadzoru nad alarmami. Przy zamówieniach mieszanych (np. ochrona plus recepcja) kod bywa mniej oczywisty, więc czytaj opis przedmiotu zamówienia, a nie tylko kod.

Koncesja i uprawnienia

Działalność w zakresie usług ochrony osób i mienia wymaga koncesji wydawanej przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, na podstawie ustawy o ochronie osób i mienia. Zamawiający zwykle wymaga koncesji jako warunku udziału dotyczącego uprawnień do prowadzenia działalności. Sprawdź:

• czy zakres koncesji obejmuje wymagane formy ochrony (ochrona fizyczna, zabezpieczenie techniczne),
• czy przy konsorcjum koncesję musi mieć każdy członek, czy wystarczy ten, który będzie wykonywał daną część usługi - to zależy od zapisów SWZ i podziału zadań.

Pracownicy ochrony: kwalifikowani czy nie

Ustawa o ochronie osób i mienia rozróżnia pracowników ochrony i kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej, wpisanych na listę kwalifikowanych pracowników. Przy obszarach, obiektach i urządzeniach podlegających obowiązkowej ochronie przepisy wymagają ochrony realizowanej przez odpowiednio przygotowany personel. W innych obiektach wymagania ustala zamawiający, np.:

• określony odsetek osób wpisanych na listę kwalifikowanych pracowników,
• szkolenia z pierwszej pomocy lub obsługi systemów przeciwpożarowych,
• niekaralność, badania lekarskie, jednolite umundurowanie.

Wymagania wobec osób pojawiają się najczęściej w opisie przedmiotu zamówienia, a osoby wskazuje się w wykazie składanym na wezwanie. Nie deklaruj osób, których nie masz albo których nie zatrudnisz w terminie rozpoczęcia usługi.

Umowa o pracę w ochronie

Zamawiający ma obowiązek określić wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, które polegają na pracy w sposób właściwy dla stosunku pracy. W ochronie fizycznej ten wymóg jest częsty. Zmienia on kalkulację zasadniczo:

• liczysz pełny koszt pracodawcy, z dodatkami za pracę w porze nocnej i nadgodziny,
• musisz mieć rezerwę osób na urlopy i zwolnienia, bo posterunek całodobowy nie może zostać pusty,
• musisz przestrzegać norm czasu pracy, co przy posterunkach całodobowych oznacza kilka etatów na jeden posterunek,
• umowa zwykle przewiduje kontrolę zatrudnienia i kary za jej naruszenie.

Jak wycenić przetarg na ochronę

Schemat, który warto przejść przy każdej ofercie:

1. Godziny posterunków. Dla każdego posterunku policz godziny w miesiącu (np. posterunek całodobowy to 24 godziny razy liczba dni). Zsumuj wszystkie posterunki.
2. Etaty. Przelicz godziny na etaty z uwzględnieniem norm czasu pracy, urlopów i nieobecności.
3. Koszt pracy. Pełny koszt pracodawcy, dodatki nocne i świąteczne, badania, szkolenia, umundurowanie.
4. Koszty dodatkowe. Grupa interwencyjna, monitoring, łączność, pojazdy, wyposażenie (np. środki przymusu bezpośredniego, jeśli są wymagane), ubezpieczenie OC.
5. Nadzór. Koordynator lub inspektor kontrolujący posterunki.
6. Ryzyko. Kary umowne, rotacja pracowników, zmiana płacy minimalnej w trakcie umowy.
7. Marża.

Cena godzinowa poniżej realnego kosztu pracy to najprostsza droga do wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Zamawiający co do zasady żąda ich, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia lub od średniej cen ofert, ale może też zrobić to w innych sytuacjach. Zachowaj kalkulację.

Kryteria oceny ofert

Obok ceny w przetargach na ochronę pojawiają się m.in.:

• czas dojazdu grupy interwencyjnej,
• aspekty społeczne, np. zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami przy realizacji zamówienia,
• liczba kwalifikowanych pracowników ochrony skierowanych do realizacji,
• doświadczenie koordynatora.

Deklaracja czasu dojazdu musi uwzględniać realną lokalizację grupy i warunki drogowe w godzinach szczytu. Więcej o liczeniu punktów: kryteria oceny ofert.

Umowa: co przeczytać przed wyceną

• Kary umowne - za opuszczenie posterunku, spóźnienie grupy interwencyjnej, brak wymaganych uprawnień u pracownika, naruszenie wymogu umowy o pracę. Sprawdź łączny limit kar.
• Odpowiedzialność za szkody - czy umowa rozszerza odpowiedzialność wykonawcy ponad zasady ogólne, np. za kradzież z obiektu.
• Ubezpieczenie OC - wymagana suma i obowiązek utrzymania polisy przez cały okres umowy.
• Waloryzacja - umowy zawierane na dłużej niż 6 miesięcy muszą zawierać postanowienia o zmianie wynagrodzenia przy zmianie cen lub kosztów, a umowy na dłużej niż 12 miesięcy także zasady zmiany wynagrodzenia przy zmianie płacy minimalnej i składek. Przy usłudze opartej na pracy to kluczowe zapisy.
• Zmiana liczby posterunków - czy zamawiający może zmniejszyć zakres i z jakim wyprzedzeniem.

Przejęcie ochrony po poprzednim wykonawcy

Wiele zamówień na ochronę to kontynuacja usługi, którą ktoś już wykonuje. Jeśli wygrasz, musisz przejąć posterunki z dnia na dzień, często o północy pierwszego dnia miesiąca. Przed złożeniem oferty sprawdź w SWZ i wzorze umowy:

• ile czasu masz od podpisania umowy do rozpoczęcia usługi,
• czy zamawiający przewiduje okres przejściowy, szkolenie stanowiskowe lub przekazanie instrukcji ochrony obiektu,
• kto odpowiada za przeprogramowanie systemów alarmowych i przekazanie kodów,
• czy musisz opracować plan ochrony lub instrukcję i w jakim terminie.

Krótki termin rozpoczęcia oznacza, że ludzi trzeba zrekrutować jeszcze przed rozstrzygnięciem, czyli na własne ryzyko. Warto to uwzględnić w decyzji o starcie.

Typowe pułapki

• Pomylenie godzin posterunków w dni robocze i w weekendy przy wycenie miesięcznej.
• Wymóg określonej liczby kwalifikowanych pracowników zapisany tylko w opisie przedmiotu zamówienia.
• Koncesja bez wymaganego zakresu albo przy konsorcjum u niewłaściwego członka.
• Deklarowany czas dojazdu grupy interwencyjnej niemożliwy do dotrzymania.
• Formularz cenowy z ceną za godzinę i ceną miesięczną, które nie są ze sobą spójne.

Lista kontrolna przed złożeniem oferty

• Mam koncesję w wymaganym zakresie.
• Mam osoby spełniające wymagania (w tym kwalifikowanych pracowników ochrony, jeśli są wymagani).
• Policzyłem godziny wszystkich posterunków i przeliczyłem je na etaty.
• Koszt pracy uwzględnia umowę o pracę, dodatki i zastępstwa.
• Polisa OC spełnia wymagania co do sumy i zakresu.
• Przeczytałem kary, odpowiedzialność za szkody i waloryzację.
• Deklaracje w kryteriach pozacenowych są realne.

Jak przygotować oświadczenia i wykazy osób, opisujemy w artykule JEDZ i oświadczenia wykonawcy. Podobną logikę wyceny, opartą na roboczogodzinach, ma sprzątanie - zobacz przetargi na sprzątanie.

Gdzie pomaga SEZAM

W przetargach na ochronę wymagania wobec osób, uprawnień i sprzętu są często rozrzucone po SWZ, opisie przedmiotu zamówienia i wzorze umowy. Analiza SEZAM zbiera je w jednym miejscu, każde z cytatem i numerem strony, a radar podsyła nowe postępowania z branży. Kalkulacja stawki i decyzja o starcie zostają po Twojej stronie - SEZAM jest drugim okiem, nie gwarancją wyniku.

Stan prawny na 26 września 2026: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Przed złożeniem oferty sprawdź aktualne przepisy oraz dokumenty konkretnego postępowania - wiążą Cię zapisy SWZ, a nie ogólne omówienie.