Przetargi na sprzątanie: jak wygrać i na co uważać

Jak wycenić sprzątanie budynku publicznego, co sprawdzić w opisie przedmiotu zamówienia i dlaczego wymóg umowy o pracę zmienia kalkulację.

Aktualizacja: 26 września 2026 · ok. 7 min czytania

Sprzątanie to jedna z tych usług, które zamawiający publiczni kupują stale: urzędy, szkoły, przedszkola, szpitale, sądy, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej. Umowy zwykle trwają rok, dwa lub trzy lata i wracają na rynek, więc firma, która raz nauczy się tego rynku, ma do czego wracać. Jednocześnie to branża, w której marże są niskie, a koszt pracy dominuje w cenie. Błąd w kalkulacji roboczogodzin albo przeoczony zapis umowy potrafi zamienić wygrany przetarg w stratę.

Jak wyglądają przetargi na sprzątanie

Typowe zamówienie obejmuje:

• sprzątanie codzienne pomieszczeń biurowych, sanitariatów i ciągów komunikacyjnych,
• prace okresowe: mycie okien, pranie wykładzin, maszynowe czyszczenie i konserwację podłóg,
• dostarczanie środków higienicznych (papier toaletowy, ręczniki, mydło) - czasem w ramach usługi, czasem osobno,
• utrzymanie terenów zewnętrznych, a zimą odśnieżanie chodników przy budynku,
• dyżury w godzinach pracy urzędu.

Kody CPV, pod którymi zamawiający ogłaszają te usługi, to przede wszystkim grupa 90910000-9 Usługi sprzątania, w tym 90911200-8 Usługi sprzątania budynków i 90919200-4 Usługi sprzątania biur. Mycie okien i sprzątanie terenów zewnętrznych mają własne kody w tej grupie. Aktualne postępowania znajdziesz na liście podlinkowanej niżej.

Warunki udziału: czego zwykle wymaga zamawiający

Warunki muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, ale kilka powtarza się bardzo często:

• doświadczenie - wykonanie w ostatnich latach określonej liczby usług sprzątania o wskazanej wartości lub powierzchni, czasem w obiektach określonego typu (np. użyteczności publicznej, szpitalnych),
• ubezpieczenie OC na określoną kwotę,
• osoby - rzadziej niż w ochronie, ale np. koordynator z doświadczeniem przy dużych obiektach,
• sprzęt - przy pracach maszynowych, np. szorowarki.

Przy placówkach medycznych dochodzą wymagania sanitarne: procedury dezynfekcji, środki o określonym spektrum działania, szkolenia personelu z zasad higieny szpitalnej.

Wymóg umowy o pracę

Zamawiający ma obowiązek określić w opisie przedmiotu zamówienia wymagania dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, jeśli ich wykonywanie polega na pracy w sposób właściwy dla stosunku pracy. Przy sprzątaniu ten wymóg pojawia się bardzo często. Konsekwencje:

• w kalkulacji liczysz pełny koszt pracodawcy, a nie stawkę umowy zlecenia,
• musisz uwzględnić urlopy, zwolnienia lekarskie i zastępstwa,
• umowa zwykle przewiduje kontrolę zatrudnienia (oświadczenia, zanonimizowane kopie umów) i kary za naruszenia.

Jak wycenić przetarg na sprzątanie

Cena w tej branży to w dużej części koszt pracy. Schemat kalkulacji:

1. Zakres i normy. Z opisu przedmiotu zamówienia wypisz powierzchnie (z podziałem na rodzaj pomieszczeń i podłóg), częstotliwość sprzątania i godziny, w których można pracować.
2. Roboczogodziny. Przelicz zakres na godziny pracy z użyciem realnych wydajności Twojej ekipy. Sanitariaty, sale lekcyjne i biura mają zupełnie inne normy.
3. Etaty. Z godzin wylicz liczbę osób, z uwzględnieniem urlopów i nieobecności.
4. Koszt pracy. Pełny koszt pracodawcy dla każdego etatu.
5. Środki i sprzęt. Środki czystości, worki, akcesoria, amortyzacja maszyn, a jeśli dotyczy - środki higieniczne dla użytkowników budynku.
6. Koszty stałe. Nadzór, koordynacja, dojazdy, odzież robocza, szkolenia BHP, ubezpieczenie.
7. Prace okresowe. Mycie okien na wysokości może wymagać podnośnika lub alpinistów - to osobny koszt.
8. Ryzyka i marża. Kary umowne, rotacja pracowników, możliwe zmiany płacy minimalnej.

Cena poniżej realnego kosztu pracy to nie tylko ryzyko straty. Gdy jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia lub od średniej cen ofert, zamawiający co do zasady wzywa do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, a koszty pracy są w nich badane jako pierwsze.

Jak czytać formularz cenowy

Formularz cenowy w przetargach na sprzątanie ma zwykle jedną z trzech postaci: cena miesięczna za każdy budynek, cena za metr kwadratowy powierzchni albo cena za roboczogodzinę przy pracach dodatkowych. Często te postaci są łączone, np. ryczałt miesięczny za sprzątanie codzienne plus stawka za mycie okien dwa razy w roku. Zanim wpiszesz liczby, ustal:

• czy cena miesięczna obejmuje miesiące wakacyjne, gdy szkoła jest zamknięta, i czy zamawiający płaci wtedy mniej,
• czy prace okresowe są w ryczałcie, czy rozliczane osobno,
• czy stawka za dodatkowe godziny ma być taka sama dla dni roboczych i weekendów,
• jak liczy się wartość oferty do porównania (np. cena miesięczna razy liczba miesięcy umowy).

Błąd w mnożniku, np. 12 miesięcy zamiast 24, zmienia wartość oferty i jest trudny do obrony jako oczywista omyłka.

Wizja lokalna

Metraż w SWZ nie mówi wszystkiego: jaki jest rodzaj podłóg, ile jest sanitariatów, jak wysokie są okna, czy jest winda, gdzie można trzymać sprzęt. Jeśli zamawiający organizuje wizję lokalną, weź w niej udział. Część zamawiających wymaga wizji lokalnej pod rygorem odrzucenia oferty - sprawdź w SWZ, czy jest obowiązkowa, i zapisz jej termin.

Kryteria oceny ofert

Cena ma często wagę 60%, a pozostałe punkty trafiają do kryteriów pozacenowych, np.:

• czas reakcji na zgłoszenie (np. dodatkowe sprzątanie po awarii),
• aspekty społeczne, np. zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami przy realizacji zamówienia,
• stosowanie środków ekologicznych lub z oznakowaniem środowiskowym,
• doświadczenie koordynatora.

Każda deklaracja staje się zobowiązaniem umownym. Więcej o tym, jak liczyć punkty: kryteria oceny ofert.

Zapisy umowy, które trzeba przeczytać przed wyceną

• Kary umowne - za nienależyte sprzątanie, brak osoby na dyżurze, naruszenie wymogu umowy o pracę. Sprawdź, czy mają limit łączny.
• Waloryzacja - umowy zawierane na dłużej niż 6 miesięcy muszą zawierać postanowienia o zmianie wynagrodzenia przy zmianie cen lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Umowy na dłużej niż 12 miesięcy muszą dodatkowo określać zasady zmiany wynagrodzenia m.in. przy zmianie płacy minimalnej, stawki VAT i zasad oskładkowania. Sprawdź próg, od którego działa zmiana, i jej maksymalną wysokość.
• Zmiana zakresu - czy zamawiający może zmniejszyć powierzchnię lub liczbę budynków i o ile.
• Kontrole jakości - jak wyglądają, kto je podpisuje, jak reklamować.
• Zabezpieczenie należytego wykonania umowy - jeśli jest wymagane, to dodatkowy koszt gwarancji lub zamrożona gotówka.

Typowe pułapki

• Formularz cenowy z cenami miesięcznymi dla kilku budynków: łatwo pomylić sumę lub pominąć budynek.
• Środki higieniczne “w ramach usługi” bez limitu ilości: przy dużej liczbie użytkowników to istotny koszt.
• Obowiązek dyżuru w godzinach pracy urzędu, zapisany w załączniku, a nie w SWZ.
• Wymóg określonych środków (np. z konkretnymi atestami) bez możliwości zamiany na tańsze.
• Oferta na kilka części bez sprawdzenia, czy firma udźwignie wszystkie naraz.

Lista kontrolna przed złożeniem oferty

• Spełniam warunek doświadczenia i mam dowody należytego wykonania.
• Byłem na wizji lokalnej albo świadomie zrezygnowałem (i nie jest obowiązkowa).
• Kalkulacja opiera się na roboczogodzinach, a nie na cenie konkurencji.
• Koszt pracy uwzględnia umowę o pracę, urlopy i zastępstwa.
• Przeczytałem kary, waloryzację i zasady zmiany zakresu.
• Deklaracje w kryteriach pozacenowych firma wykona.
• Formularz cenowy jest spójny z formularzem ofertowym.

Najczęstsze formalne powody odpadnięcia opisujemy w artykule odrzucenie oferty w przetargu. Jeśli oprócz usługi dostarczasz środki higieniczne, przydatny będzie też tekst o przetargach na artykuły biurowe i środki czystości.

Gdzie pomaga SEZAM

Przy przetargach na sprzątanie najwięcej czasu zabiera wyłapanie wszystkich wymagań rozrzuconych po SWZ, OPZ i wzorze umowy. Analiza SEZAM wypisuje je z cytatem i numerem strony, a radar podsyła nowe postępowania z branży dopasowane do profilu firmy. To drugie oko przy lekturze dokumentacji - kalkulację i decyzję o starcie robisz sam.

Stan prawny na 26 września 2026: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wraz ze zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Przed złożeniem oferty sprawdź aktualne przepisy oraz dokumenty konkretnego postępowania - wiążą Cię zapisy SWZ, a nie ogólne omówienie.